En mi anterior trabajo al llegar el inventario anual era común encontrar material que tenía meses perdido. Nunca entendí cómo podía extraviarse un pallet de 1.20 m de ancho x 1 m largo x 1.60 de alto. Formé parte del equipo de conteos cíclicos y esta situación era recurrente y de esa misma forma se perdía más mercancía; esto generaba informes negativos. Lo contradictorio de la situación era escuchar cómo se preocupan por bajar los gastos y costos, incrementar las ventas mientras no prestaban atención en el almacén en todo el año hasta llegar al famoso Inventario anual. En esos momentos se daban cuenta que tenían un problema y en una semana pretendían buscar soluciones a lo que no se había hecho en todo el año. Se evidenciaba una mala administración y sobre todo una mala organización por no prepararse para el mismo. Existía una falta de interés del personal al no realizar el conteo detallado o seguir el proceso y una mala gestión por parte de los supervisores. Claro todo esto en medio de la inconsciencia de no medir el impacto financiero por las pérdidas que todo esto genera a la empresa.
Como Contador vas aprendiendo que cada detalle en la administración de una unidad económica es muy importante y que generar una simetría de información que fluye de los sistemas y que la misma esté empatada con lo que físicamente existe es un reto para las empresas. El generar información confiable es vital para tomar decisiones que ayudan a mantener y generar crecimiento en una empresa por el contrario la ausencia de controles confiables e información no certera te pueden llevar a la quiebra.
Empezamos por definir que son los inventarios y las NIF C-4 no ayuda a conceptualizar “Los inventarios comprenden artículos adquiridos, tangibles o intangibles, y que se mantienen para ser vendidos incluyendo, por ejemplo, mercancía adquirida por un detallista, terrenos y otras propiedades, software o videojuegos desarrollados, destinados para su venta. Los inventarios también incluyen artículos producidos o en proceso de fabricación por la entidad, ya sean tangibles o intangibles, así como materias primas y otros materiales en espera de ser utilizados en ese proceso. Los costos incurridos para cumplir un contrato con un cliente que no dan lugar a inventarios (o activos dentro del alcance de otra NIF) debe reconocerse conforme a la NIF D-2, Costos por contratos con clientes. 1
Ahora que conozco todo lo que debe considerarse como Inventario me pone a pensar en los retos de reconocimiento y control de los diferentes elementos que dan vida al inventario. Me permito sugerirte seguir los diferentes boletines de las Normas de Información Financiera que nos guían a reconocimiento de las transacciones y generación de Estados Financieros.
Me ha tocado escuchar como algunos empresarios deciden asumir en no llevar un control de inventario argumentando que no es una obligación o bien empresarios que tienen malas prácticas como el no facturan todas sus ventas y se suman al no control.
A todos ellos les tengo una mala noticia, es una obligación que nace en nuestro Código Fiscal en el numeral Vigésimo Octavo en la fracción primera inciso a) que me permito citar:
Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar Contabilidad, estarán a lo siguiente:
I. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación” 2
Dentro de la Ley de Impuesto Sobre la Renta nos habla de las obligaciones de las Personas Morales en el numeral 76 fracción XIV no dice:
IV. Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, conforme al sistema de inventarios perpetuos. Los contribuyentes podrán incorporar variaciones al sistema señalado en esta fracción, siempre que cumplan con los requisitos que se establezcan mediante reglas de carácter general. 3
Para generar y mantener información financiera confiable en el rubro de inventarios necesitamos conocer plenamente la sustancia económica del negocio para adaptar un manejo adecuado de los productos, no podemos mantener los mismos controles en una empresa con giro alimenticio que una electrónica donde los factores como la caducidad no tendrán la misma temporalidad. El usar un método correcto para su control nos permitirá generar información detallada para mejorar la producción, implementar medidas para el manejo de los desperdicios, evitar mermas, utilizar cada recurso óptimamente, bajar costos, incrementar la utilidad y por ende hacer crecer a empresa.
Uno de los factores que puede afectar el no tomarlo en cuenta es el llamado “robo hormiga” el cual según la revista Forbes este delito parece menor ya que no se siente por que la pérdida es baja pero continua, es tan recurrente que genera mermas en los comercios de hasta el 15%, ocasionando pérdidas de un 7% del total de sus ventas en los meses con mayor afluencia de clientes, lo que se traduce en un 23% de disminución en su utilidad.
En la Encuesta Nacional de Victimización de Empresas (ENVE) 2022 es el 3er factor más común de incidencias en delitos a nivel nacional es tan grave que puede llevar a la quiebra a las empresas.4
Sabedores de la importancia de controlar los inventarios y los retos que se asumen dependiendo del giro de la empresa. La Administración en turno deberá elegir el método de control que más se adapte a su proceso. Imagina una empresa de producción la cual necesitan tener la materia prima para la creación, manejo, mantenimiento y empaque de los productos y no cuente con los existencias necesarias, esto significaría un atraso a producir generar un descontento con nuestro cliente final y sobre todo pérdida de tiempo y recurso al parar un proceso de producción.
Existes distintos tipos métodos para control de inventarios y me permito comentar los 3 más comunes y quizá más usados en la actualidad:
“1) Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas). Al seguir este método, se hace la indicación de que los productos que ingresen primero al almacén serán los primeros en salir. Este método se recomienda especialmente cuando se trata de productos que requieren de una mayor rotación debido a su fecha de caducidad.
2) Método ABC. A este método también se le conoce como “método 80/20”. Consiste en definir el grado de importancia de los productos en el almacén, teniendo como base la cantidad y el valor del inventario que representan.
3) Conteo cíclico. Consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario total, con la finalidad de contar, al menos una vez, la totalidad del inventario en un periodo determinado. “5
Elegir el método más adecuado será una decisión que se debe llevar con los diferentes participantes de la administración donde los contadores forman parte importante. Antes de tomar elegir se debe conocer con plenitud la sustancia económica y el proceso. El objetivo de las empresas en satisfacer las necesidades de su mercado y para cumplir con ello nos ayudara muchísimo el controlar nuestros almacenes, estos controles serán base para que optimizar los recursos de las empresas y disminuir las malas practicas que van desde el robo hormiga ya platicado o el no contribuir al estado de manera correcta; sobre todo prevenir algo lamentable como la quiebra de una empresa.
Es indispensable preguntarnos si los controles que manejamos actualmente nos arrojan los resultados que forman parte de nuestra planeación y los objetivos. Si esto no esta pasando atiende a revisar y planificar nuevos controles. Recuerda que en una empresa todo es perfectible y no pierdas de vista que el tiempo es muy importante si dejas pasar puede ser lamentable para las finanzas de la empresa.
1. Normas de Información Financiera (2023.a ed.). (2023). Instituto Mexicano de Contadores Públicos
2. Código Fiscal Federal . Gaceta Oficial de Gaceta Oficial de los Estados Unidos Mexicanos, , Ciudad de México, México, última reforma 27 de diciembre de 2022. Recuperado de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/cff.htm
3. Ley de Impuesto Sobre la Renta. Gaceta Oficial de Gaceta Oficial de los Estados Unidos Mexicanos, Ciudad de México, México, 12 de noviembre de 2021 Recuperado de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lisr.htm
4. Content, F. (2022, 31 enero). «Robo hormiga» a comerciantes y empresarios. Forbes México. https://www.forbes.com.mx/brand-voice/robo-hormiga-a-comerciantes-y-empresarios/
5. Valle, O. L. R. (2020). Técnicas y métodos más usados para el control de inventarios. Operadora Logística Rio Valle. https://olr.com.mx/tecnicas-y-metodos-mas-usados-para-el-control-de-inventarios/
